Admin 101 : emménager dans votre nouveau bureau

Si vous pénétriez dans mon bureau administratif aujourd'hui, vous remarqueriez une disposition différente de celle d'un bureau de faculté typique. Quelques exemples:

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Si vous pénétriez dans mon bureau administratif aujourd'hui, vous remarqueriez une disposition différente de celle d'un bureau de faculté typique. Quelques exemples:

En bref, au fil des années en tant que doyen, j'ai essayé de concevoir et de meubler mon bureau en pensant aux collègues et à la collaboration. Je me rends compte que je suis peut-être assis (littéralement) dans une position privilégiée dans un État et dans une université qui soutient généreusement les installations et l'équipement pour l'administration, la recherche et l'enseignement. Mais ce que je veux dire ici, c'est que lorsque vous deviendrez administrateur - quel que soit votre budget - vous devrez changer votre façon de penser à propos de votre espace de bureau et d'autres choses pour prendre en compte l'utilité publique et l'opinion.

Dernièrement, dans la colonne Admin 101, j'ai écrit sur ce à quoi s'attendre lorsque vous vous occupez de vos affaires et qu'un poste de direction imprévu vous est soudainement offert. En comptant jusqu'à votre premier jour de travail imprévu, j'ai exploré la transition mentale de devenir un président "intérimaire" ou "intérimaire", un doyen associé, un directeur des études supérieures, un doyen ou au-delà. Passons maintenant aux grandes et petites préparations logistiques que vous devrez faire pour assurer un démarrage en douceur.

N'exagérez pas sur la redécoration du bureau. Pour des raisons symboliques et pratiques, une nomination soudaine à la direction d'une longévité incertaine ne devrait jamais être l'occasion de se déchaîner sur les dépenses de bureau (bien que certaines personnes le fassent). Essayez de limiter vos achats aux articles qui sont nécessaires pour faire le travail.

Mais cela dépend aussi des circonstances.

Disons que vous assumez le poste de président d'un petit ministère. Il se peut qu'il n'y ait pas de bureau séparé pour vous. Il est très probable que quelle que soit la configuration de l'ordinateur, les affiches de films et la machine à café que vous possédez déjà, vous remplirez vos fonctions éventuellement temporaires. Peut-être voudrez-vous acheter ce deuxième moniteur ou quelques chaises supplémentaires. Mais dans l'ensemble, il serait considéré comme prétentieux et alarmant de faire appel à un architecte d'intérieur et à une équipe de refonte audiovisuelle.

La situation est différente si vous devenez doyen ou vice-recteur avec un véritable bureau administratif. L'occupant précédent du poste peut avoir tout emporté, y compris les meubles, en quittant l'espace. Dans ce cas, les gens comprendront certainement si vous voulez installer suffisamment de tables, de chaises et de technologie pour faire le travail. Mais même alors, pécher par excès de modestie; gardez la conception de votre bureau discrète et fonctionnelle.

Pourtant, n'évitez pas, pour l'apparence, d'acheter ce dont vous avez besoin pour réussir au travail, même pour un concert temporaire. Les administrateurs académiques sont invités à équilibrer les exigences des électeurs et leurs propres besoins par rapport aux fonds et ressources disponibles. Lorsque vous emménagez soudainement dans un nouveau poste de direction, vous ne réalisez peut-être pas que votre capacité à bien faire le travail implique certaines conditions physiques.

Par exemple, les membres du corps professoral vont généralement rencontrer au plus une ou deux personnes dans leurs bureaux. Cependant, en tant que doyen, je rencontre constamment des groupes de tailles diverses. J'ai installé une table ronde dans mon bureau qui permet une réunion intime de deux à quatre personnes. J'ai aussi une table plus longue dans un bureau extérieur où je peux tenir des réunions jusqu'à une douzaine de personnes. Au fil du temps, j'ai ajouté d'autres accessoires pour faciliter la discussion et l'interaction, comme un moniteur dédié pour chaque table afin que nous puissions afficher des graphiques, des feuilles de calcul et des documents. Maintenant, après Covid, j'ai ajouté un système vidéo-audio Owl qui permet une interaction complète avec les participants en ligne.

Pensez aussi aux petites choses qui ne vont peut-être pas de soi mais qui augmenteront votre efficacité et votre hospitalité. Je garde une variété de collations, d'eaux, de thés et de cafés à offrir aux personnes qui pourraient me rendre visite pendant des heures. (Je suppose qu'il y a 30 ans, les doyens avaient des bars humides dans leur bureau avec des options d'alcool, mais ce n'est plus approprié maintenant - ou peut-être même légal.)

La plupart des administrateurs ont également mis en place une sorte d'espace de rangement où ils conservent plusieurs vêtements et chaussures de rechange. Après tout, vous devrez peut-être soudainement passer d'un dîner formel à un événement décontracté, sans avoir le temps de rentrer chez vous et de vous changer.

Vous devez également vous préparer à emménager dans votre espace numérique. Sur les centaines de courriels que je reçois quotidiennement, j'estimerais qu'un quart d'entre eux font partie de processus d'approbation transactionnels et formels. Chacun m'a obligé soit à suivre une sorte de formation, soit à trouver une voie pour me connecter à un système logiciel du campus que je ne connaissais pas avant d'accepter le poste. En effet, vous devrez probablement vous inscrire à des cours accélérés sur les systèmes d'approbation budgétaire et de ressources humaines de votre institution, entre autres, avant de commencer à travailler.

Un autre problème courant est la question de l'espace de données. À l'époque où je suis soudainement devenu doyen associé aux études supérieures et à la recherche, j'étais copié sur des mémoires, des présentations et même des vidéos par des centaines d'étudiants diplômés. J'ai dû demander à mon département un disque dur supplémentaire juste pour accueillir toutes les données accumulées. De nos jours, il est probable que votre université utilise des systèmes de stockage en nuage tels que Dropbox ou OneDrive, mais même ainsi, vous devrez peut-être demander plus d'espace.

Enfin, en tant que professeur, vous pouvez contacter des centaines d'étudiants via Blackboard ou une technologie de gestion de classe. Mais dans mon cas, en tant que doyen, j'envoie des e-mails en masse soit à des milliers de personnes au sein de notre programme, soit à des dizaines de milliers d'anciens élèves. J'ai dû demander des allocations postales améliorées pour ne pas submerger le système et être bloqué.

Ne personnalisez pas trop ou trop peu votre bureau. Vous ne voulez pas donner une impression d'excès de confiance (ou de manque de confiance) en votre avenir dans le poste.

Permettez-moi de raconter comment j'ai eu un peu de mal et donné une mauvaise impression via des photos de mes chats. Lorsque j'ai commencé mon poste d'administration inattendu, j'avais déjà un bureau académique, mais le bureau du doyen associé était plus grand dans un bâtiment séparé. Je savais que j'allais être intérimaire pendant environ un an et je n'étais pas sûr de ce qui se passerait après cela. Néanmoins, je savais que le deuxième bureau était l'endroit où j'allais faire la plupart de mon travail. Alors pourquoi ne pas en faire le mien ?

Le week-end qui a précédé mon entrée en fonction, j'ai évolué physiquement mais aussi psychologiquement. J'ai accroché mes diplômes et mes récompenses au mur, j'ai empilé mes livres et mes documents de recherche sur les étagères et n'ai pas réfléchi à deux fois lorsque j'ai placé des photos de ma femme, de mes enfants et de mes chats sur mon bureau.

Le tout premier jour de travail, un collègue senior de la faculté - il était professeur titulaire, et j'étais encore au rang d'associé à l'époque - est passé, a regardé autour de lui, a haussé un sourcil et a fait un commentaire qui m'a surpris et inquiété. C'était quelque chose comme "Mon, mon, vous prenez vraiment le contrôle du bureau et attendez-vous à ce que vous soyez ici pour toujours!" À ce jour, je ne pense pas qu'il ait été méchant. Il disait l'évidence. Le bureau avait l'air si personnalisé que je signalais qu'il serait le mien pendant de nombreuses années, même si cela n'avait jamais été discuté. (En fait, en moins d'un an, j'ai décidé que je voulais retourner à mon poste de professeur habituel et postuler pour un poste de professeur titulaire avant d'entrer dans l'administration à plein temps.)

Peut-être que j'étais juste nerveux et que je réfléchissais trop à la situation, mais j'ai par la suite réduit le nombre d'objets personnels (y compris des photos de chats) dans mon bureau administratif.

D'un autre côté, vous pouvez émettre une impression tout aussi négative si vous êtes trop vide et nu. Une collègue devenue doyenne associée par intérim d'un collège du Nord-Est m'a dit qu'elle avait décidé de ne pas personnaliser le bureau administratif avec ses propres objets. Bientôt, elle a eu des nouvelles de son doyen : "Vous blessez votre autorité en vous faisant passer pour un consultant en voiture." Elle a consciencieusement ajouté quelques photos de famille et des diplômes.

Il n'y a pas de formule parfaite pour déterminer à quel point votre nouveau bureau devrait être accueillant ou professionnel. Votre meilleur pari est de simplement prêter attention à la culture locale et aux impressions des professeurs.

Quel que soit le nombre de semaines ou de mois jusqu'à ce que vous commenciez ce nouveau poste, utilisez cette période de démarrage pour vous préparer afin que votre premier jour de travail ne soit pas un choc en termes de ce dont vous avez besoin physiquement, des logiciels aux tasses à café. Bien sûr, vous avez beaucoup à apprendre sur le tas lui-même, mais il est toujours bon d'écouter les conseils (des membres du personnel et des pairs) sur la façon de rendre la transition aussi fluide que possible. Gardez simplement à l'esprit que le fonctionnel peut aussi être politique.