Table ronde UC : salles de réunion hybrides

Les experts de l'industrie discutent des dernières tendances, des défis les plus difficiles et des développements les plus passionnants dans les salles de réunion hybrides

Dernière modification : 5 juin 2023

Kieran Devlin

La salle de réunion moderne reste un débat d'actualité alors que nous naviguons dans l'environnement de travail hybride idéal.

Une salle de réunion hybride qui complète parfaitement le travail à distance et sur site est un Saint Graal. Depuis la pandémie, bien que l'idéal hybride soit encore insaisissable dans une certaine mesure, des progrès significatifs ont été réalisés dans sa poursuite. Des solutions alimentées par l'IA et des dernières technologies d'audio et de visioconférence aux outils de collaboration interactifs et à la conception et à l'aménagement de salles spécialisées, il y a des innovations qui changent la donne dans l'industrie en 2023.

Cependant, la salle de réunion hybride en est encore à ses balbutiements et différentes entreprises ont des approches différentes pour les mettre en œuvre dans leurs processus spécifiques.

Avec notre dernier sujet de Table Ronde, "Les salles de réunion hybrides", nous avons échangé avec des experts et des dirigeants deCoolpo, Anneau central, Jabra, Airtameet Bose Professional sur les dernières tendances en matière d'espace de salle de réunion hybride, les défis de la mise en œuvre de solutions de salle hybride, les considérations clés lors de l'adoption de salles de réunion hybrides et la manière dont les salles de réunion pourraient évoluer à l'avenir pour s'adapter aux besoins des espaces de travail modernes.

Ray Zhu, PDG de Coolpo

Zhu a noté que les équipes hybrides recherchent de plus en plus "plus d'appareils intégrés à l'IA, portables et tout-en-un que leur équipe hybride peut apporter avec eux au bureau ou lorsqu'ils travaillent à distance. Certaines études ont montré que 47 % des Les Américains et 58 % des travailleurs britanniques préfèrent un modèle hybride."

Zhu a expliqué que les travailleurs hybrides ont besoin d'appareils compacts qu'ils peuvent utiliser pour accéder aux réunions seuls ou à distance. "Pendant les jours où ils sont au bureau", a-t-il ajouté, "chaque individu peut créer son propre espace de salle de réunion hybride à l'aide de ces appareils dotés de fonctionnalités intégrées à l'IA qui peuvent accueillir des groupes et des individus d'un simple clic sur un bouton. ."

Ben Wu, responsable principal du marketing produit chez RingCentral

Wu a également souligné l'utilisation de l'IA comme une tendance importante dans les salles de réunion hybrides.

"Une grande partie de l'accent a été mis sur l'exploitation de l'IA pour offrir des expériences de réunion équitables aux employés de bureau et à distance", a déclaré Wu. "Certaines applications de l'IA dans les salles incluent l'utilisation de plusieurs caméras pour capturer et cadrer les participants dans la salle dans des volets individuels et même supprimer les distractions d'arrière-plan de la vue de la caméra. Des améliorations continues de la suppression du bruit de fond pour garantir que les participants itinérants peuvent être entendus, peu importe où ils sont dans la chambre."

Wu souligne le mouvement continu vers des appareils de barre vidéo tout-en-un pour alimenter les expériences de salle de réunion du côté matériel de la conversation. "Ces appareils sont super simples à utiliser (avec caméra et son tout-en-un), vous pouvez les installer et les positionner dans n'importe quelle pièce dès la sortie de la boîte, et ils sont livrés avec une suppression du bruit de fond IA intégrée et un suivi des participants."

"L'expérience de la salle de réunion continue vraiment à souligner l'importance d'avoir un système de communication véritablement unifié", a poursuivi Wu. "Tout comme les entreprises comptent sur le chat, la vidéo, les appels, les webinaires, etc. pour les communications internes et externes, les entreprises devront également envisager des salles de réunion hybrides qui fonctionnent de manière transparente avec ce qu'elles utilisent déjà aujourd'hui."

Susanne Lund, PDG d'Airtame

Lund a fait valoir que la flexibilité des solutions technologiques est demandée afin que les consommateurs disposent de processus de conférence et de collaboration hybrides plus transparents : "Ils ne veulent pas être enfermés dans une seule plate-forme de visioconférence, et les fournisseurs s'adaptent en conséquence. Des solutions qui prennent en charge les options de visioconférence de plate-forme avec fonctionnalité d'interopérabilité deviennent les solutions les plus efficaces et les plus populaires."

Lund a souligné que l'industrie des communications unifiées a vu les discussions sur la mise en œuvre de la réalité augmentée dans les processus de travail hybrides s'estomper, en mettant davantage l'accent sur le raffinement de la technologie actuelle à la maison et au bureau pour améliorer l'expérience de travail quotidienne plutôt que de la révolutionner nécessairement grâce à XR. "L'objectif des fournisseurs est de créer des solutions parfaitement intégrables qui engagent et répondent aux besoins des utilisateurs finaux", a déclaré Lund.

"Même dans un monde post-COVID, la salle de réunion traditionnelle n'est plus le seul endroit où les gens veulent collaborer de manière efficace. Les utilisateurs veulent plus de flexibilité avec les outils de visioconférence - les organisations et les fournisseurs se tournent vers des solutions qui adoptent le travail hybride et promeuvent collaboration."

Nigel Dunn, vice-président et directeur général EMEA chez Jabra

Dunn a souligné une tendance structurelle des organisations à repenser et à reconfigurer les espaces de travail : "Cela peut impliquer de réduire la taille de leur lieu de travail physique et de créer des espaces de collaboration avec des solutions UC qui répondent aux exigences d'une main-d'œuvre hybride."

"Nous constatons une demande continue pour les salles de réunion équipées de vidéo", a poursuivi Dunn. "Cela va des petites salles où vous apportez votre propre appareil et simplement plug-and-play pour rejoindre un appel à de plus grands espaces de style salle de réunion où les entreprises passent à des systèmes de salle de réunion spécialement conçus. Les organisations recherchent la simplicité et la facilité- à utiliser des systèmes optimisés pour Microsoft Teams et Zoom et offrant la meilleure expérience, que vous soyez dans la salle ou que vous rejoigniez depuis chez vous."

Adam Shulman, chef de produit, entreprise de systèmes installés chez Bose Professional

Shulman a noté qu'avec le retour de plus en plus de travailleurs du savoir au bureau et le travail hybride devenant la nouvelle norme, il y a également eu une augmentation complémentaire des attentes des employés concernant "l'expérience virtuelle du point de vue de l'image et du son".

« Quel que soit l'endroit où ils se trouvent, les employés veulent la même expérience », a déclaré Shulman, « la possibilité de voir tout le monde dans la pièce de près et d'entendre chaque aspect des conversations. Les microphones à direction de faisceau et les capacités de caméra à cadrage automatique deviennent rapidement la les capacités standard que les fabricants doivent prendre en compte."

Susanne Lund, PDG d'Airtame

Lund a souligné plusieurs défis liés à l'adoption de solutions de salles de réunion hybrides, dont le plus important est de s'assurer que les solutions installées par les organisations sont adoptées.

"Il est regrettable que les entreprises investissent de grosses sommes d'argent dans la technologie des salles de réunion hybrides, pour constater que l'adoption par les utilisateurs est lente ou stagnante", a commenté Lund. "Le manque d'adoption est un problème essentiel que les organisations doivent résoudre. Il peut être évité en donnant la priorité à des outils extrêmement conviviaux, qui s'intègrent parfaitement dans le travail quotidien et qui prennent en charge la collaboration et la productivité hybrides."

Lund a suggéré que ces défis d'intégration peuvent être surmontés en testant ces solutions avant de les installer afin que les dirigeants puissent comprendre ce qui fonctionne pour eux et leurs employés dans leurs environnements spécifiques. "Les entreprises qui adoptent ces nouvelles solutions réussissent à envoyer des messages et du matériel de formation une fois que de nouveaux outils sont installés", a déclaré Lund.

"Ceux qui réussissent le mieux avec l'adoption de la technologie hybride identifient souvent des experts en solutions internes qui peuvent servir d'ambassadeurs des nouvelles technologies auprès du reste de l'organisation. Prioriser ces investissements dès le départ et vérifier périodiquement les commentaires des utilisateurs protégera le personnel informatique et garantira aux employés savent utiliser les outils qui leur sont donnés."

Adam Shulman, chef de produit, entreprise de systèmes installés chez Bose Professional

Shulman pensait que la fréquence des espaces de réunion formels sur site diminuerait avec la croissance du travail hybride et l'évolution rapide de la technologie de l'IA, ce qui signifie que les salles de réunion se déplaceront "vers les extrêmes du coût et de la complexité".

"Ils seront soit peu coûteux, faciles à installer et à utiliser par l'utilisateur final, soit de petites pièces (et dans de nombreux cas, des pièces qui n'étaient pas auparavant des espaces de réunion)", a ajouté Shulman. "Ou, ce seront des salles entièrement intégrées avec des fonctionnalités haut de gamme. Toujours faciles à utiliser, mais conçues, intégrées et surveillées par des professionnels."

Ben Wu, responsable principal du marketing produit chez RingCentral

Wu a fait valoir que l'un des plus grands défis des salles de réunion hybrides est de s'assurer que les participants distants se sentent véritablement inclus. "Il est facile pour l'hôte de la réunion de se concentrer uniquement sur les participants à la réunion", a déclaré Wu. "Pour commencer, un modérateur pourrait être chargé de surveiller le chat de la réunion et les mains levées pour s'assurer que tout le monde a la possibilité de participer et de profiter d'outils collaboratifs tels que des tableaux blancs où les participants à distance et dans la salle peuvent interagir."

Wu a souligné la charge de travail considérable des administrateurs dans ces scénarios, gérant les différents espaces de réunion et les caméras, micros et applications de conférence. "Il n'y a rien de pire qu'un employé essayant d'utiliser une pièce et perdant du temps à essayer de comprendre pourquoi quelque chose ne fonctionne pas", a ajouté Wu. "Pour éviter cela, assurez-vous que votre solution de salle dispose des analyses et des outils (comme avec RingCentral Rooms) que votre administrateur peut utiliser pour surveiller, dépanner et résoudre les problèmes de manière proactive à distance."

Nigel Dunn, vice-président et directeur général EMEA chez Jabra

Dunn a également souligné la facilité d'utilisation des solutions de salle de réunion et la confiance des employés dans leur gestion efficace. "Les solutions de visioconférence doivent être faciles à configurer et à utiliser, afin que n'importe qui puisse entrer dans la salle et être opérationnel en appuyant simplement sur un bouton", a déclaré Dunn.

"Les organisations doivent également comprendre comment une salle de réunion est réellement utilisée et évaluer si elles ont mis en place les bonnes solutions qui offrent une bonne expérience de réunion qui fonctionne pour tout le monde", a-t-il poursuivi. "Par exemple, si un tableau blanc est utilisé régulièrement, le PanaCast 50 de Jabra fournit une diffusion en temps réel sur tableau blanc où les participants peuvent améliorer le contenu de leur tableau blanc, afin que les participants virtuels et physiques puissent tous le voir clairement."

Dunn a également souligné l'importance de la vidéo pour avoir un impact positif sur l'expérience de réunion, citant une étude de Jabra selon laquelle 61 % des employés se sentent plus inclus et présents dans les réunions lorsque tout le monde a sa caméra allumée. "Plus de la moitié des employés estiment qu'ils peuvent collaborer de manière plus productive sur les appels vidéo que sur les appels audio uniquement", a-t-il ajouté.

Ray Zhu, PDG de Coolpo

Zhu pensait que le plus grand défi était un soutien adéquat - de la part du fournisseur préféré d'une organisation et de son équipe de dirigeants et d'employés. "Votre organisation doit choisir des fournisseurs capables de fournir le support dont votre entreprise a besoin, que vous ayez ou non une équipe informatique interne", a déclaré Zhu. "Cela rend les problèmes d'intégration technique, de connectivité et d'adoption moins intimidants si vous bénéficiez de l'assistance de votre fournisseur à chaque étape du processus."

"Les membres de l'équipe doivent observer les cadres supérieurs qui soutiennent les solutions de salles de réunion hybrides en utilisant la technologie qu'ils introduisent. Cela augmente la confiance de l'équipe dans la technologie s'ils savent qu'elle est utile à tous les niveaux de l'entreprise."

Nigel Dunn, vice-président et directeur général EMEA chez Jabra

La principale considération de Dunn était de savoir comment et dans quel but une salle de réunion serait utilisée. "Si l'objectif est de créer une salle principalement pour les réunions vidéo, la table a-t-elle la bonne forme et la bonne taille pour asseoir confortablement les gens autour d'elle, où doit-elle être positionnée, et tout le monde dans la salle peut-il être vu et entendu par les participants qui ne sont pas t dans la chambre?" Dunn a dit.

"Les technologies de caméra intelligentes, telles que la composition dynamique, offrent une vue rapprochée des personnes lorsqu'elles parlent. Ainsi, tous les participants peuvent contribuer de manière égale, et les réunions sont plus inclusives."

Dunn a souligné que les organisations pouvaient utiliser les données et l'IA pour éclairer leur prise de décision sur l'optimisation de l'espace de bureau et des investissements informatiques. "La barre vidéo PanaCast 50 de Jabra offre un champ de vision à 180 degrés qui s'adapte à tout le monde dans l'image", a ajouté Dunn. "Des fonctionnalités intelligentes telles que Room Usage Insights et PeopleCount génèrent des données anonymes sur l'occupation des chambres. Cela donne aux organisations une image précise de la façon dont les installations sont utilisées, permettant une meilleure prise de décision sur la façon de modifier et d'améliorer l'espace de bureau."

Ray Zhu, PDG de Coolpo

Zhu a fait valoir que la sélection des meilleures caméras de vidéoconférence serait essentielle. Cependant, cela nécessiterait également de fournir une formation et un soutien appropriés aux employés utilisant l'équipement : "Sélectionner une caméra de vidéoconférence de haute qualité comme Coolpo AI Huddle Pana, Coolpo AI Huddle Mini ou Coolpo Mini Lite qui est compatible avec presque tous les Les plates-formes UC&C grand public peuvent améliorer l'expérience de visioconférence et gagner du temps."

Zhu a ajouté que fournir aux employés une formation et une assistance de dépannage appropriées pourrait permettre d'économiser de l'argent à long terme. « En tenant compte de ces facteurs, les entreprises peuvent maximiser leur investissement dans une solution de salle de réunion hybride et créer une expérience transparente et immersive », a déclaré Zhu.

Susanne Lund, PDG d'Airtame

Lund a suggéré que la priorité aux outils adaptables et conviviaux serait essentielle pour le succès des salles de réunion hybrides. "En réalité, les solutions vont évoluer et les entreprises devront s'adapter afin de continuer à fournir une technologie de haute qualité aux employés. À la lumière de cela, choisir une solution de salle de réunion hybride qui les enferme dans un système d'exploitation ou un fournisseur de conférence spécifique peut être risqué."

Lund a expliqué que si les changements ne sont pas actuellement perceptibles, l'adaptabilité est toujours essentielle, car les entreprises doivent toujours tenir compte des systèmes d'exploitation et des services de conférence de leurs clients et partenaires.

"Choisir des solutions faciles à utiliser est également très important", a souligné Lund. "Même si vous disposez des outils les plus performants et les plus flexibles, s'ils sont complexes et contre-intuitifs, les utilisateurs peuvent être réticents à les mettre en œuvre dans leur vie professionnelle quotidienne."

Ben Wu, responsable principal du marketing produit chez RingCentral

Wu pense également que la convivialité est essentielle au succès des salles de réunion hybrides, du "logiciel de visioconférence aux périphériques tels que les caméras, les microphones et les haut-parleurs".

"Tenez compte de l'acoustique de la salle pour vous assurer qu'il n'y a pas d'écho ou de retour, ainsi que d'un éclairage approprié et d'une disposition stratégique des tables et des sièges pour vous assurer que tous les participants dans la salle peuvent être vus et entendus", a poursuivi Wu. "Pour s'assurer qu'ils maximisent la valeur de leur investissement, assurez-vous de choisir une solution de salle de réunion qui est évolutive dans les espaces de réunion de toutes tailles et qui est compatible avec le matériel standard qui vous permet de tirer parti du matériel, des caméras et des écrans existants. "

Wu a souligné qu'une entreprise intéressée par le matériel le plus récent devrait envisager des programmes de dispositif en tant que service (DaaS). "Il existe des programmes DaaS conçus pour réduire les coûts et les investissements initiaux tout en offrant de la valeur avec des expériences de réunion équitables haut de gamme", a-t-il déclaré.

Adam Shulman, chef de produit, entreprise de systèmes installés chez Bose Professional

Shulman a vu l'avenir des salles de réunion hybrides se concentrer de plus en plus sur le fait d'être « d'abord utilisateur » plutôt que « d'abord technologie », car les réunions hybrides efficaces continuent d'évoluer vers une exigence plutôt qu'un luxe. Shulman fait la distinction entre les processus axés sur la technologie car «l'utilisateur apprend à utiliser la technologie selon les termes de la technologie». En revanche, les processus axés sur l'utilisateur comprennent "la technologie interagit avec l'utilisateur de manière déjà familière".

"Cela signifie que nous verrons une plus grande utilisation des propres appareils des utilisateurs et des interfaces logicielles familières pour gérer les réunions, car c'est ainsi que les utilisateurs finaux savent déjà comment utiliser leur technologie."

Shulman a ajouté un exemple : "Les utilisateurs finaux utilisent déjà des commandes vocales chez eux et dans leurs véhicules - pourquoi pas lors de réunions ? Imaginez que vous entrez dans une salle de réunion sans appareils visibles et que vous avez la possibilité d'héberger et de contrôler entièrement la réunion avec des commandes vocales - y compris l'accès et le partage de contenu. Nous n'aurons pas besoin de 20 ou 30 ans pour pouvoir dire : "Je me souviens quand nous devions sélectionner différents paramètres via plusieurs écrans sur un écran tactile.""

Susanne Lund, PDG d'Airtame

Lund a convenu que les outils doivent être développés pour être d'abord l'utilisateur pour les entreprises afin de prendre en charge des options de travail adaptables. "Ces développements continuent d'être passionnants pour l'industrie des communications unifiées", a ajouté Lund. "Les outils de visioconférence qui offrent la plus grande flexibilité et une expérience transparente aux utilisateurs - comme la possibilité de partager l'écran sans fil sans avoir à rejoindre un appel ou à brancher un ordinateur portable - connaîtront finalement le plus de succès dans les années à venir."

Lund a mentionné plusieurs nouvelles technologies émergentes qui feront de la visioconférence une expérience plus holistique à l'avenir.

"Google Starline et le projet Ghost de Steelcase sont tous deux extrêmement excitants pour l'industrie, bien qu'ils soient principalement expérimentaux à ce stade et très haut de gamme", a déclaré Lund. "La technologie de visioconférence multi-caméras est également très impressionnante et en plein essor. Elle n'est pas encore parfaite, mais elle ajoute une sensation convaincante de monde réel aux réunions et, plus important encore, favorise l'équité des réunions pour tous les participants - ce qui est l'objectif ultime de systèmes de travail hybrides."

Lund a également mis en évidence le modèle d'organisations utilisant des écrans dans les salles de réunion au-delà de la simple conférence et du partage d'écran. "Nous voyons de plus en plus de solutions de salles de réunion intégrer l'affichage numérique dans leurs outils de conférence d'une manière transparente pour les utilisateurs", a-t-elle déclaré, "leur permettant d'utiliser l'écran pour afficher des messages sans avoir à modifier les entrées ou tout autre complexe technicités."

Nigel Dunn, vice-président et directeur général EMEA chez Jabra

Dunn a fait valoir qu'au fur et à mesure que la transition vers le travail hybride se poursuivrait, la demande d'expériences de réunion plus sophistiquées augmenterait : "Les salles de réunion sont conçues pour des besoins hybrides avec la vidéo au premier plan, telles que les salles Signature Microsoft Teams équipées de vidéoconférences et de systèmes de salle, où les meubles sont disposés de manière à ce que tous les participants, à distance et en personne, se fassent face."

"Les entreprises feront évoluer leurs espaces de travail pour créer des expériences de réunion où tous les participants peuvent être inclus et avoir une présence et un impact égaux", a expliqué Dunn. "Dans le bureau britannique de Jabra à Langley, nous avons fait exactement cela nous-mêmes, en créant des espaces flexibles avec la barre vidéo PanaCast 50 dans toutes les salles de réunion. L'intelligence artificielle faisant une grande partie du travail, nos solutions rapprochent les gens sur le lieu de travail hybride avec de nouveaux et des expériences de collaboration vidéo améliorées."

Ray Zhu, PDG de Coolpo

Zhu pensait que les futures salles de réunion imiteraient les postes de travail post-pandémie et seraient vraiment n'importe où. "Avec la bonne technologie", a déclaré Zhu, "vous pouvez transformer une table de café ou un espace de coworking en un espace de réunion hybride pour votre usage personnel ou celui de vos collègues".

"Une vidéo claire, un son net, des bruits de fond bloqués et un cadrage parfait sont tous les ingrédients d'un appareil parfait", a poursuivi Zhu. "Ce qui améliorera votre expérience globale, ce sont les fonctionnalités d'IA qui assureront des transitions transparentes d'une configuration à distance à une configuration hybride en un seul clic."

Ben Wu, responsable principal du marketing produit chez RingCentral

Wu a souligné qu'un lieu de travail moderne signifie repenser l'ensemble de l'expérience de bureau, pas seulement la salle de réunion. "Cela inclut des domaines tels que les kiosques pour les enregistrements à la réception et la gestion des réservations d'espace de travail", a déclaré Wu. "Ce sera particulièrement important lorsque les entreprises commenceront à ramener leurs employés au travail et à mettre en place une structure de travail hybride. Il sera important pour elles de comprendre des choses telles que l'utilisation de l'espace de bureau."

"Les salles de réunion hybrides ne se limitent pas à l'espace de rassemblement ou à la salle de réunion traditionnelle du marché intermédiaire/entreprise auquel vous pensez généralement. Néanmoins, elle évolue pour englober les entreprises de toutes tailles. Par exemple, pour les PME ou les entrepreneurs, il s'agit d'appliquer le même concept du même espace de salle de réunion hybride dans peut-être leur propre bureau à domicile pour avoir l'air plus professionnel."